Privacybeleid

Cortex Facility BV, die haar schoonmaakactiviteiten uitoefent onder het merk Cortex Clean, hecht bijzonder belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit beleid beschrijft welke gegevens wij verzamelen via de website cortexclean.be en in het kader van onze dienstverlening, waarom wij ze verzamelen, hoelang wij ze bewaren, en welke rechten u kunt uitoefenen. Het is opgesteld overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, verordening EU 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Cortex Facility BV, ondernemingsnummer BE 1004.289.005, met maatschappelijke zetel te Chaussée Romaine 464/2, 1853 Strombeek-Bever, België.

Cortex Clean is een handelsnaam van Cortex Facility BV: beide benamingen verwijzen naar dezelfde rechtspersoon en dezelfde verwerkingsverantwoordelijke.

Voor elke vraag over uw gegevens: contact@cortexfacility.com of +32 470 95 42 03.

Cortex Facility BV heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, aangezien deze aanstelling niet verplicht is gelet op de aard en het volume van haar verwerkingen.

2. Betrokken personen

Dit beleid is van toepassing op elke natuurlijke persoon van wie gegevens door Cortex Facility BV worden verwerkt: bezoekers van de website, prospecten, contactpersonen bij onze klanten en leveranciers, sollicitanten, en personeelsleden van de sites waar wij tussenkomen.

3. Verzamelde gegevens en doeleinden

Wij verzamelen enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor de hieronder beschreven doeleinden. Elk doeleinde berust op een welbepaalde rechtsgrond.

Contactformulier en offerteaanvraag

Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, btw-nummer (facultatief), inhoud van uw bericht, taal van de pagina, datum en uur van verzending.
Doeleinde: uw aanvraag beantwoorden, een offerte opstellen, commerciële opvolging verzekeren.
Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG).
Deze gegevens worden opgeslagen in een databank op onze server en per e-mail doorgestuurd naar ons commercieel team.
Bewaring: 24 maanden vanaf het laatste contact indien geen overeenkomst tot stand komt. Komt er wel een overeenkomst, dan gaan ze over naar het klantendossier.

Uitvoering van de dienstverlening en beheer van de klantenrelatie

Gegevens: professionele contactgegevens, adressen van de sites, contactpersonen, historiek van de interventies, facturatiegegevens.
Doeleinde: de overeenkomst uitvoeren, interventies plannen, factureren, klachten behandelen.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c AVG).
Bewaring: 10 jaar na het einde van de contractuele relatie, overeenkomstig de Belgische boekhoudverplichtingen.

Commerciële prospectie

Gegevens: naam, functie, vennootschap, professionele contactgegevens — afkomstig uit openbare bronnen (Kruispuntbank van Ondernemingen, beroepsgidsen, professionele onlinenetwerken) of door u meegedeeld.
Doeleinde: u onze schoonmaakdiensten voorstellen.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), binnen het strikte kader van prospectie tussen professionals over diensten die verband houden met uw functie.
Bewaring: 24 maanden vanaf het laatste nuttige contact, of onmiddellijk in geval van verzet van uwentwege.
U kunt zich op elk moment en zonder motivering tegen deze prospectie verzetten door te schrijven naar contact@cortexfacility.com. Wij staken dan elke verzending.

Bezoekmeting en onlinereclame

Gegevens: geraadpleegde pagina's, herkomst van het verkeer, type toestel, gepseudonimiseerde navigatiegegevens, ingekort IP-adres.
Doeleinde: het gebruik van de website begrijpen om ze te verbeteren, en de doeltreffendheid van onze reclamecampagnes meten.
Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a AVG), verkregen via de cookiebanner.
Bewaring: 14 maanden voor de Google Analytics-gegevens; tot 13 maanden voor de reclamecookies.
Geen van deze gegevens wordt verzameld indien u de betrokken cookies weigert.

4. Cookies

De website gebruikt cookies die strikt noodzakelijk zijn voor haar werking, alsook — mits uw toestemming — cookies voor bezoekmeting (Google Analytics 4) en voor het meten van reclameconversies (Google Ads), geladen via Google Tag Manager.

Er wordt geen enkele niet-essentiële cookie geplaatst vóór uw toestemming. U kunt aanvaarden, weigeren of per categorie kiezen, en uw keuze op elk moment wijzigen via de link « Cookievoorkeuren » onderaan elke pagina.

Het overzicht van de cookies, hun duur en hun uitgevers vindt u in ons cookiebeleid.

5. Gevoelige gegevens

Wij verzamelen geen gegevens die vallen onder de bijzondere categorieën bedoeld in artikel 9 AVG — afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, vakbondslidmaatschap, gezondheidsgegevens, biometrische gegevens, seksueel leven.

Mocht een prestatie uitzonderlijk de verwerking van dergelijke gegevens vereisen, bijvoorbeeld in een medische omgeving, dan wordt uw uitdrukkelijke toestemming vooraf gevraagd en wordt het doeleinde u duidelijk toegelicht.

6. Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens worden niet verkocht, niet verhuurd en niet uitgewisseld.

Zij kunnen worden meegedeeld aan de volgende categorieën van ontvangers, en enkel in de mate dat dit noodzakelijk is:

Ons personeel en onze interventieteams, binnen de grenzen van hun functie.
Onze hostingprovider, die de gegevens van de website en van de databank opslaat.
Onze e-maildienstverlener, die de contactmeldingen aflevert.
Google Ireland Limited, voor bezoekmeting en reclame, indien u daarin heeft toegestemd.
Onze boekhouder en revisor, in het kader van onze wettelijke verplichtingen.
De overheidsinstanties, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Elke verwerker is gebonden door een overeenkomst conform artikel 28 AVG, die hem elk gebruik van de gegevens voor eigen doeleinden verbiedt.

7. Doorgiften buiten de Europese Unie

De gegevens voor bezoekmeting en reclame kunnen worden doorgegeven naar de Verenigde Staten in het kader van de Google-diensten. Deze doorgiften worden omkaderd door het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-US Data Privacy Framework), waarvoor Google LLC gecertificeerd is, alsook door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Weigert u de cookies voor bezoekmeting en reclame, dan vindt geen enkele dergelijke doorgifte plaats.

Geen enkel ander gegeven wordt buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling van de uitwisselingen via HTTPS, bescherming van het formulier tegen vervalsing van verzoeken, toegang tot de gegevens beperkt tot wie ze nodig heeft, sterke wachtwoorden, regelmatige back-ups, en bijwerking van de softwarecomponenten.

In geval van een gegevenslek dat een hoog risico voor uw rechten kan inhouden, brengen wij u op de hoogte en stellen wij de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de 72 uur in kennis, overeenkomstig de artikelen 33 en 34 AVG.

9. Uw rechten

U beschikt over de volgende rechten, die u kosteloos kunt uitoefenen:

Recht op inzage — de bevestiging verkrijgen dat uw gegevens worden verwerkt en er een kopie van ontvangen.
Recht op rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
Recht op gegevenswissing — de verwijdering van uw gegevens verkrijgen, behalve wanneer de bewaring wettelijk is opgelegd.
Recht op beperking — de tijdelijke bevriezing vragen van een verwerking die u betwist.
Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen een verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, met name commerciële prospectie.
Recht op overdraagbaarheid — uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en machineleesbaar formaat.
Recht om uw toestemming in te trekken — op elk moment, zonder dat dit de rechtmatigheid van de reeds uitgevoerde verwerkingen aantast.

Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar contact@cortexfacility.com. Wij antwoorden binnen een termijn van één maand, verlengbaar met twee maanden voor complexe verzoeken. Een identiteitsbewijs kan worden gevraagd bij redelijke twijfel over de identiteit van de verzoeker.

10. Klacht

Meent u dat de verwerking van uw gegevens niet conform is, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit — Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — +32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wij nodigen u evenwel uit om eerst contact met ons op te nemen: de meeste situaties worden rechtstreeks geregeld.

Dit beleid kan worden bijgewerkt om rekening te houden met wettelijke evoluties of nieuwe verwerkingen. De datum van de laatste bijwerking staat hieronder vermeld. Bij een wezenlijke wijziging brengen wij de betrokken personen op passende wijze op de hoogte.

Laatste bijwerking: juli 2026.